|
Departamenti Qendror i Shërbimit të Administratës (DShQA), si strukturë organizative e MPMS, përfshinë Divizionin e Administratës dhe Personelit, Sektorin e Zhvillimit të Burimeve Njerëzore, Sektorin e Infrastrukturës dhe Logjistikës, Sektorin e Arkivit dhe Sektorin e Përkthyesve dhe Lektorimit.
DSHQA si departament funksionon me qëllim të ofrimit të përkrahjes administrative, logjistike infrastrukturore, arkivore për nivelin qendror të MPMS-së dhe departamentet tjera.
DShQA është përgjegjës për të gjitha çështjet lidhur me personelin dhe zhvillimin e resurseve njerëzore për të gjithë të punësuarit në MPMS, sikundër edhe implementimin e legjislacionit relevant;
• Përpilimin e udhëzimeve për zhvillimin e resurseve njerëzore në Ministri;
• Koordinimin e të gjitha departamenteve në ministri, lidhur me rekrutimin, çështjen e transferimit të stafit, çështjen e avancimeve, çështjen e vlerësimeve të stafit e të tjera;
• Hartimin dhe përpilimin e përshkrimit te detyrave dhe përgjegjësive për strukturat organizative të MPMS –së dhe nëpunësit e saj ;
• Të marrë pjesë në procesin e rekrutimit për të gjitha vendet e punës, në mënyrë të drejtpërdrejtë apo të tërthortë dhe të informojë sekretarin e përhershëm dhe ministrin, për çfarëdo hapjeje të vendit të punës në ministri;
• Të gjitha çështjet e ndërlidhura me buxhetin dhe financat;
• I mban të gjitha shënimet për zhvillimin e resurseve njerëzore në ministri dhe i koordinon të gjitha departamentet për ngritjen e kapacitetit institucional të punonjësve në ministri;
• Bënë propozimin e komisioneve për çfarëdo veprimi disiplinor kundër stafit apo hulumtimit për ndonjë pakënaqësi apo ankesë të stafit në ministri;
• Koordinon aktivitetet rreth procedurave të buxhetit të MPMS-së si tërësi, në bashkëpunim me drejtorët e departamenteve të tjera në kuadër të MPMS-së dhe shfrytëzimin e tij në zhvillimin e infrastrukturës së institucioneve, të cilat janë nën përgjegjësi të MPMS-së;
• Ofrimi i udhëzimeve dhe këshillave për ekipet e ndryshme multidisiplinare;
• Ofrimi i këshillave profesionale për Kabinetin e Ministrit;
• Përkrahjen dhe zhvillimin e iniciativave dhe aktiviteteve të shërbyesve civil që kanë të bëjnë me përparimin në punë, aftësimin profesional dhe përparimin në karrierë;
• Publikimin e analizave dhe studimeve që krijohen nga SHQA-ja;
• Organizimin e mbajtjes së një arkivi në përputhje me kërkesat ligjore për mbajtjen e dokumentacionit, eliminimin si dhe dërgimin pas periudhës së caktuar kohore në Arkivin e Kosovës;
• Organizimin e punëtorive lidhur me çështjet administrative, çështjet buxhetore dhe financiare, prokurimin e mallrave dhe shërbimeve, lidhur me teknologjinë informative, si dhe lidhur me çështjet arkivore.
Fushëveprimtaria e Divizionit të Administratës së Personelit:
Është përgjegjës për dhënien e këshillave profesionale autoritetit të punësimit mbi të gjitha çështjet e menaxhimit të personelit dhe në këtë drejtim zhvillon linjat e veprimit dhe planet për menaxhimin e personelit ekzistues si dhe rekrutimin e personelit të ri, në përputhje me Ligjin e Shërbimit Civil të Kosovës, mbikëqyrë dosjet e personelit, udhëheqë komisionin disiplinor për rastet e shkeljes së Ligjit të Shërbimit Civil, mban evidencat për furnizim dhe shpenzimet e derivateve, regjistrimin e automjeteve të MPMS etj.
Divizioni i Administratës së personelit përbëhet nga: Njësia Rekrutimit, Njësia e Pagave dhe e Bazës së të dhënave, Sektori për Zhvillimin e Burimeve Njerëzore.
• Detyrat dhe Obligimet e njësisë së Rekrutimit ,
Është përgjegjës për përpilimin e drafteve të konkurseve për shpallje, propozimin e komisioneve rekrutuese në të cilat komisione merr pjesë drejtpërdrejt gjatë rekrutimit dhe monitoron tërë procesin e rekrutimit; Përcjellë çdo ankesë të paraqitur nga ana e publikut apo nëpunësit civil të MPMS që ka të bëjë me rekrutimin; propozon Sekretarit të Përhershëm anëtarët e komisionit disiplinor dhe të ankesave për miratim (komisionet të parapara me Urdhëresën Administrative 2003/02);
• Njësia e Pagave dhe e Bazës së të Dhënave :
Është përgjegjës për mbajtjen dhe rifreskimin e të dhënave elektronike dhe të shkruara të personelit të MPMS në përputhje me Ligjin e Shërbimit Civil të Kosovës, shtypjen e kontratave të punës, përpilon raportet mbi statistikën e personelit të MPMS, duke përfshirë strukturën etnike, gjinore, kualifikimin, përvojën etj; është përgjegjës për mbajtjen e kontakteve me divizionin e pagesave në MSHP për inkorporime, ndryshime në listën e pagave; është përgjegjës për vëzhgimin e vlerësimit të punës dhe siguron standarde efektive të raportimit.
Detyrat dhe Obligimet e Sektorit të Zhvillimeve të Burimeve Njerëzore
Është përgjegjës për identifikimin e nevojave për trajnimin e personelit të MPMS, së bashku me menaxherët drejtues të departamenteve dhe divizioneve tjera;
është përgjegjës për përgatitjen vjetore të aktiviteteve trajnuese dhe sigurimit se programet trajnuese po zhvillohen me sukses;
është përgjegjës për gjetjen e ofertuesve më të mira për ofrimin e trajnimeve të nevojshme për personelin e MPMS
është përgjegjës për mbajtje të shënimeve të sakta mbi trajnimet e kryera nga ana e personelit;
Sektori i Logjistikës dhe Infrastrukturës
Ky sektor përbëhet prej dy njësive, të transportit dhe të logjistikës dhe infrastrukturës.
• Detyrat dhe obligimet e Njësisë të Transportit,
Sektori i Transportit zbaton Rregullorën nr. 03/2008 për përdorimin e automjeteve, merret me servisimin, regjistrimin e automjeteve, dhe kontrollimin e tyre.
• Njësia e Logjistikës dhe Infrastrukturës,
Është përgjegjëse për kontrollimin e telefonisë fikse, sevisimin, shpenzimet, dhe përgatitjen e faturave për pagesë, bënë furnizimin e të gjitha qendrave nëpër Kosovë me derivate, për nxehje dhe gjenerator, bënë rezervimin e sallave për takime të ndryshme brenda ministrisë dhe jashtë sipas nevojës, merret edhe me servisimin e gjeneratorëve, dhe nxehjeve nëpër të gjitha qendrat;
Bënë edhe punë të ndryshme teknike, brenda dhe jashtë ministrisë siç janë bartja e dokumentacionit, bartja e individëve nëpër takime të ndryshme, bënë rregullimin e kartelave identifikuese për të gjithë personelin e MPMS-së, përgatitë dokumentacionin për udhëtime zyrtare etj.
Sektori i Arkivit
Bënë menaxhimin e mirë dhe të kujdesshëm në përdorimin të vulave të MPMS-së, menaxhimin e të gjitha libravetëe protokollit, sistemimin e dosjeve sipas sistemit alfabetik dhe numerik dhe mirëmbajtja e tyre; sistemimin e dosjeve parësore për përdorim të përditshëm si dhe ato dytësore;
mirëmbajtjen e dokumentacionit të rregullt, në përputhje me kërkesat ligjore të ruajtjes dhe sistemimit të dokumentacionit; kujdesin e dokumentacionit nga zjarri; sistemimin e dosjeve të cilat duhet të eliminohen.
Ky sektor është përgjegjës edhe për krijimin e bazës së të dhënave për sektorin e arkivit, për regjistrimin dhe ruajtjen e dokumentacionit në mënyrë elektronike.
Zyra e Përkthimeve dhe Lekturimeve
Duke u bazuar në Ligjin Nr. 02/L-37 për përdorimin e gjuhëve, Zyra e Përkthimeve, Lekturimeve dhe Lektorëve, që funksionon në kuadër të DSHQA-së të MPMS-së, bënë përkthimin e të gjitha materialeve dhe dokumenteve zyrtare, të cilat vijnë nga departamentet ose njësitë organizative të MPMS-së në dy gjuhët, serbe dhe angleze si dhe lektorimin dhe përpunimin gjuhësor në gjuhën shqipe.
Ofron përkthime simultane dhe konsekutive në të dyja gjuhët, serbe dhe angleze në të gjitha mbledhjet dhe takimet zyrtare të MPMS-së, sipas kërkesave paraprake si dhe kryen detyra të tjera, të cilat rrjedhin nga Ligji për Përdorimin e Gjuhëve. |